Kita tau bahwa Google Apps for Education digratiskan oleh google, dan penyimpanan drive pada Apps For Education mendapat 30 GB. Tentu dengan kapasitas 30 GB untuk saat ini bisa tergolong besar karena file penting di dunia pendidikan untuk pribadi masih hanya sebatas dokumen tulisan, cukup banyak untuk menyimpan file-file hasil penelitian, pengabdian, Ebkd, Pembelajaran dan lain sebagainya.
Kita tau bahwa setiap orang yang berkarir di dunia pendidikan entah itu Dosen, Guru, dan Tenaga kependidikan harus mengumpulkan data pribadinya entah itu hasil penelitian, pengabdian, ebkd, atau hasil hasil lain yang terkadang karena kesibukan yang tinggi membuat file-file itu hilang hanya tinggal tulisan atau daftar dan buktinya entah terselip dimana, itu pengalaman saya bekerja di dunia pendidikan dan itu sering terjadi pada Dosen, Guru dan tenaga kependidikan karena yang terpenting adalah data kantor dan sering melalaikan data pribadi hingga pada saatnya ketika ada pemberkasan untuk kenaikan pangkat atau untuk kepentingan lain kita baru sibuk berhari-hari nyari data data tersebut dan itu masalah, waktu yang seharusnya digunakan untuk pekerjaan yang lain kini digunakan untuk mencari dan mengumpulkan data-data yang hilang.
Dengan adanya google Drive dari Apps For Education memungkinkan Pegawai yang ada di lingkungan Pendidikan atau di perusahaan bisa memanage file-file dengan berkolaborasi, misalkan kalau di universitas kan biasanya ada asisten atau petugas kepangkatan atau tenaga kependidikan nah buat folder-folder dimana didalam folder itu kita bisa menambah dan menghapus data yang tidak penting misalkan Folder [ Penelitian, Pengabdian, CV, EBKD, dsb] dan file itu di share di drive bersama asisten atau orang-orang yang terkait jadi data akan selalu terupdate, sehingga pada saatnya kita butuh rekap dan bukti scan dokumen-dokumen itu kita bisa mendownloadnya atau langsung print dari drive.
Ada tiga tahapan untuk menshare folder dokumen pada drive, konsepnya mirip dengan dropbox, yang pertama seperti pada gambar diatas kita buat folder dulu misal CV, atau EBKD, atau Apalah nah didalam folder itu kita juga bisa isi folder lagi dengan folder tahun tapi nanti yang dibagikan adalah link utama, misal folder KEPANGKATAN berisi CV, EBKD, Penelitian, Pengabdian nah yang kita bagikan adalah folder KEPANGKATAN jangan sampai salah jadi ketika asisten menambah file pada folder EBKD secara otomatis di drive Dosen juga terisi file tersebut. Yang ke dua adalah klik kanan pada folder utama terus bagikan maka akan muncul dialog seperti diatas, pada nomor dua diatas isikan email orang yang terkait jangan lupa ubah juga pengaturan siapa yang bisa mengakses file tersebut disitu ada link berwarna biru bertuliskan Ubah Diklik dan disitu ada beberapa pengaturan siapa saja yang bisa mengedit file yang dibagikan setelah itu klik tombol Kirim berwarna biru.
Maka ketika kita menambah file pada folder diatas maka di drive orang yang kita bagikan juga akan berubah dan sebaliknya ketika asisten atau orang yang kita bagi filenya mengubah data maka di drive kita juga berubah.
Sekian artikel ini semoga bermanfaat.
Click here for komentar